CERERE DE OFERTE (RFQ)
Data: 02.10.2024
Număr de referință: 52/24 TRTP
Servicii de Catering pentru Evenimentele
„Oportunități de Dezvoltare a Afacerilor Rurale”
Adresată către: Tuturor prestatorilor interesați
1. UCIP IFAD (numit în continuare „clientul” sau „entitatea achizitoare”) a primit o finanțare din partea Fondului Internațional pentru Dezvoltare Agricolă („Fondul” sau „IFAD”) pentru acoperirea costurilor Proiectului TRTP și intenționează să utilizeze o parte din această finanțare pentru achiziția pentru care este emisă această cerere de ofertă.
Utilizarea oricărei finanțări IFAD trebuie supusă aprobării IFAD, în conformitate cu clauzele și condițiile acordului de finanțare, precum și cu regulile, politicile și procedurile IFAD. Totodată, IFAD și personalul cu funcții de răspundere al acestuia, agenți și angajați, nu trebuie și nu pot în niciun fel să răspundă și să fie trași la răspundere prin niciun fel de procese, proceduri, reclamații, cereri de daune sau printr-o altă formă de răspundere, de orice natură, clamate/invocate de către vreo parte, în legătură cu Proiectul TRTP.
2. Această achiziție se bazează pe metoda de cumpărare National Shopping, așa cum este prevăzută în Manualul de achiziții al IFAD, care poate fi accesat prin intermediul site-ului de web al IFAD la www.ifad.org/project-procurement .
3. Ofertantul nu trebuie să aibă niciun conflict de interese, fie el real, potențial sau perceput în mod rezonabil ca atare. Ofertantul care are un astfel de conflict de interese, fie el real, potențial sau perceput în mod rezonabil ca atare, trebuie descalificat, cu excepția situațiilor în care acesta este aprobat în mod explicit altfel de către Fond. Ofertantul, inclusiv angajații și respectiv, afiliații săi, este considerat a avea un conflict de interese în situația în care vreunul dintre cei menționați:
a. are o relație care îi oferă informații nejustificate sau nedivulgate public despre procesul de evaluare și/sau executarea contractului sau poate avea influență asupra acestor procese,
b. participă la mai multe oferte în cadrul acestei acțiuni de achiziție,
c. are o relație de afaceri sau de familie cu un membru al consiliului de administrație al cumpărătorului sau cu angajații acestuia, cu Fondul sau cu angajații acestuia sau cu orice altă persoană care a fost, este sau ar putea să fie în mod rezonabil implicată, direct sau indirect, în oricare parte din:
i. pregătirii acestei cereri de oferte,
ii. procesului de selecție pentru această achiziție sau
iii. executării contractului.
Ofertantul și furnizorul au obligația permanentă de a dezvălui cu promptitudine orice situație de conflict de interese, fie el real, potențial sau perceput în mod rezonabil ca atare, apărut în timpul pregătirii ofertelor, a procesului de (selecție și) evaluare sau a executării contractului. Nedivulgarea corectă și promptă a oricărei situații aici menționate poate conduce la declanșarea unor acțiuni adecvate de contracararea efectelor, inclusiv descalificarea ofertantului, rezilierea contractului și orice altă acțiune considerată necesară, după caz, în conformitate cu Politica IFAD privind prevenirea fraudei și corupției în proiectele și operațiunile sale .
4. Toți ofertanții sunt obligați să respecte Politica revizuită a IFAD privind prevenirea fraudei și corupției în activitățile și operațiunile sale (numită în continuare, „Politica anticorupție a IFAD”) când concurează pentru atribuirea contractului sau în timpul executării lui.
a. Dacă se stabilește că un ofertant sau oricare dintre angajații sau agenții săi, sau sub-consultanții, subcontractanții, prestatorii de servicii, furnizorii, sub-furnizorii și/sau angajații sau agenții acestora s-au angajat, direct sau indirect, în oricare din practicile interzise definite în Politica anticorupție a IFAD sau în acte de hărțuire sau exploatare sexuală și/sau abuz sexual, așa cum sunt acestea definite în Politica IFAD privind Prevenirea și abordarea faptelor de hărțuire și exploatare sexuală și abuz sexual în timpul participării la licitație sau al executării contractului, oferta sa poate fi respinsă sau contractul poate fi reziliat unilateral de către cumpărător.
b. În conformitate cu Politica anti-corupție IFAD, Fondul poate investiga și, dacă este cazul, sancționa entitățile și persoanele, inclusiv prin excluderea acestora (fie pe termen nelimitat, fie pentru o perioadă de timp stabilită) de a mai participa la orice activitate sau operațiune finanțată sau administrată de IFAD. Excluderea include, printre altele, neeligibilitatea pentru:
i. atribuirea unui contract finanțat de IFAD sau să beneficieze financiar sau în orice alt mod de un astfel de contract;
ii. nominalizarea sa ca subcontractant, consultant, producător, furnizor, sub-furnizor, agent sau prestator de servicii al unei firme de altfel eligibile, căreia i se atribuie un contract finanțat de IFAD; și
iii. ca să primească veniturile din orice fel de împrumut sau subvenție furnizate de către Fond.
Fondul poate, de asemenea, să recunoască în mod unilateral excluderile eligibile instituite de către oricare dintre instituțiile financiare internaționale semnatare ale Acordului pentru recunoașterea mutuală a deciziilor de excludere.
c. Ofertanții și oricare dintre angajații și agenții acestora, precum și sub-consultanții, subcontractanții, prestatorii de servicii, furnizorii, sub-furnizorii, respectiv angajații și agenții acestora trebuie să coopereze pe deplin cu orice investigație efectuată de Fond, inclusiv prin asigurarea disponibilității personalului pentru interviuri și prin asigurarea accesului complet la toate conturile, sediile, documentele și înregistrările (inclusiv cele electronice) referitoare la acest proces de licitație sau la executarea contractului, respectiv la verificarea și/sau inspectarea acestor conturi, sedii, înregistrări și documente de către auditori și/sau anchetatori desemnați de către Fond.
d. Ofertanții au obligația permanentă de a dezvălui în ofertă și, ulterior, în scris, după cum poate deveni relevant:
i. orice sancțiuni administrative, condamnări penale sau suspendări temporare pentru practici de corupție, frauduloase, ocluzive, coercitive sau obstructive, primite sau aplicate lor sau oricărui angajat sau agent cheie și
ii. orice comisioane sau bonusuri plătite sau care urmează să fie plătite agenților sau altor terți în legătură cu acest proces de licitație sau cu executarea contractului. Ofertanții trebuie să dezvăluie numele și datele de contact ale agenților sau terților în cauză și motivele plăților, sumele și monezile comisioanelor sau bonusurilor plătite sau care urmează să fie plătite. Nerespectarea acestei obligații de divulgare a unor astfel e plăți poate conduce la respingerea ofertei sau la rezilierea contractului.
e. Ofertanții trebuie să păstreze lizibile și disponibile toate dovezile și documentele, inclusiv înregistrările electronice, referitoare la acest proces de licitație, pentru o perioadă de cel puțin trei (3) ani de la notificarea finalizării procesului sau, în cazul în care ofertantului i se atribuie contractul, după executarea contractului.
5. Fondul cere ca toți beneficiarii de finanțări IFAD sau din fondurile administrate de IFAD, inclusiv cumpărătorul, ofertanții, partenerii de implementare, prestatorii de servicii și furnizorii, să respecte cele mai înalte standarde de integritate în timpul achizițiilor și al executării acestor contracte și să se angajeze să combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului în conformitate cu Politica IFAD privind combaterea spălării banilor și finanțării terorismului.
6. UCIP IFAD vă invită să prezentați oferta de preț în format de factură pro-forma pentru furnizarea articolelor enumerate în Anexa 1 la prezenta cerere de oferte.
7. Oferta dvs., în formatul solicitat poate fi depusă în unul din cele 2 formate:
1) Pe suport hârtie, în plic, la sediul UCIP IFAD:
În atenția: Specialistului în Procurări – Alexandru SCURTU
bd. Ștefan cel Mare și Sfînt 162, et. 13, Biroul 1301, Chișinău, MD-2004
și dublare la adresa procurement@ucipifad.md, sau
Ofertantul va aplica semnătura electronică M-sign sau semnătura olografă + ștampilă pe actele și formularele din componența ofertei.
2) Prin e-mail: E-mail: procurement@ucipifad.md si scurtu.alexandru@ucipifad.md
Ofertantul va aplica semnătura electronică M-sign pe actele și formularele din componența ofertei.
8. Oferta ar trebui să fie însoțită de:
a. Formular de depunere (formular anexat – Anexa A);
b. Formular de auto-certificare (formular anexat Anexa B);
c. Oferta de preț, conform Anexei 2 (formular anexat);
d. Copie a certificatului de înregistrare al firmei dvs.;
e. Autorizația sanitară a prestatorului (daca este aplicabil de la ANSA, APL).
9. Orice solicitare de clarificare cu privire la această cerere de preț trebuie transmisă prin e-mail la adresa procurement@ucipifad.md / scurtu.alexandru@ucipifad.md până la data de 11.10.2024, ora 17:00 (ora Moldovei). Clientul va oferi răspunsuri la toate solicitările de clarificări până la data de 14.10.2024, ora 17:00 (ora Moldovei).
10. Termenul limită pentru recepționarea ofertei dvs. este 16.10.2024, ora 13:00 (ora Moldovei).
11. Ofertele ar trebui trimise până la termenul limită și la adresa menționate mai sus.
12. Ofertanții trebuie să depună oferte pentru toate serviciile solicitate prin cererea de ofertă. Nu se vor accepta ofertele parțiale. În cazul în care o ofertă prezintă serviciile listate, dar fără ca să aibă trecut prețul pentru toate serviciile menționate, se va considera că prețurile articolelor fără preț menționat sunt incluse în prețurile altor articole. Un articol care nu apare menționat expres în ofertă se consideră că nu este inclus în aceasta (n.tr- cu consecințele de rigoare).
13. Evaluare. Cumpărătorul trebuie să atribuie contractul ofertantului a cărui ofertă a fost stabilită ca fiind cea mai ieftină ofertă în condițiile în care răspunde în mod substanțial cererii de ofertă, cu condiția ca ofertantul să fie calificat să îndeplinească contractul în mod satisfăcător.
Evaluarea de către cumpărător a unei oferte va lua în considerare, următorii factori:
a) Persoană juridică înregistrată pe teritoriul Republicii Moldova;
b) Minim 3 ani de activitate pe piața în prestarea serviciilor de catering sau similar acestei activități.
Experiența companiei privind prestarea serviciilor similare pentru instituții donatoare sau proiecte finanțate din fonduri internaționale va constitui un avantaj.
Programul de livrări. Articolele/Serviciile trebuie livrate la termenele specificate în Termenii de Referință (TdR). Ofertele care oferă livrări după acest termen de livrare trebuie tratate ca fiind neacceptabile.
Devieri de la programul de plăți. Ofertanții trebuie să precizeze prețul ofertat ținând cont de programul de plăți precizat în condițiile de plată de mai jos. Ofertele trebuie evaluate pe baza acestui preț de bază. Ofertele în care se cer condiții de plată diferite de cele stipulate în clauza 14 și 15 de mai jos trebuie tratate ca neacceptabile.
14. Prețurile. Prețurile trebuie să fie exprimate în MDL.
15. Prestatorul va primi ulterior o scrisoare care va indica că:
Prețul serviciilor va fi scutit de TVA cu drept de deducere prin Hotărârile Guvernului Republicii Moldova Nr. 246 din 08.04.2010 și Nr. 643 din 26.08.2011 cu modificările şi completările ulterioare în vigoare.
16. Plata. Plata se va face, în termen de 30 de zile de la livrare și acceptarea bunurilor/serviciilor Integral după prestarea serviciilor de catering pentru evenimentele solicitate, sau după fiecare eveniment deservit).
17. Oferta. Prețurile ar trebui să fie ofertate în MDL (TVA 0).
Locul livrării serviciului: potrivit TdR.
18. Programul de livrări. Toate serviciile trebuie livrate în termenii specificați în Anexa 1 – Termeni de Referință (potrivit Anexei 1 – termenul este specificat separat pentru fiecare livrabil/eveniment). Ofertanții trebuie să precizeze în ofertă termenele exacte de livrare.
19. Garanție. N/A.
20. Valabilitate. Oferta dvs. ar trebui să fie valabilă pentru o perioadă de 60 de zile de la data depunerii ofertei dvs.
21. Comanda de cumpărare. Comanda/ordinul de cumpărare trebuie emis de UCIP IFAD înainte de sfârșitul perioadei de valabilitate a ofertei, către ofertantul eligibil care a depus ofertă evaluată ca având cel mai mic preț. Termenii și condițiile comenzii de cumpărare sunt atașate în Anexa 2. După finalizarea procesului de evaluare și înainte de emiterea comenzii de cumpărare, cumpărătorul/entitatea cumpărătoare își rezervă dreptul de a crește sau de a micșora volumul/cantitățile solicitate în temeiul acestei cereri de ofertă (RFQ). Creșterea maximă permisă pentru volumul de servicii, înainte de semnarea contractului, este de + 25% din valoarea ofertei, iar scăderea maximă este de -25%.
Contractul va fi semnat pe o perioadă determinată, fără obligația legală de a comanda orice cantitate minimă sau maximă de bunuri/servicii.
Cu stimă,
…………………………………………………..
Attn: Alexandru SCURTU
Bd. Ștefan cel Mare și Sfînt 162, Chișinău, MD-2004, bir. 1303
E-mail: procurement@ucipifad.md / scurtu.alexandru@ucipifad.md